Introdução:
Conciliação de frete é o processo de comparar os valores cobrados pelas transportadoras com os valores contratados em tabela. Esse controle financeiro identifica divergências que, quando ignoradas, podem custar milhares de reais mensalmente ao e-commerce. Entender como funciona e implementar esse processo é essencial para a saúde financeira da operação.
O Que É Conciliação de Frete
A conciliação compara o valor efetivamente cobrado na fatura da transportadora com o preço acordado em contrato. Assim como se verifica se o gateway de pagamento cobrou a taxa correta, o frete também precisa desse controle.
Por Que Mais de 90% dos E-commerces Não Fazem
A maioria dos lojistas confia cegamente nas cobranças das transportadoras e paga as faturas sem análise. Falta de tempo, desconhecimento do processo e ausência de ferramentas adequadas são os principais motivos.
Principais Causas de Divergências
Erros no Cadastro de Produtos
A principal causa de divergências não são erros das transportadoras, mas cadastros incorretos de dimensões e peso. Quando um produto passa pela esteira da transportadora, sensores capturam medidas reais, que frequentemente diferem do cadastrado.
Cobrança de Cubagem
Transportadoras cobram pelo peso cubado quando este é maior que o peso real. Um produto de 100g com dimensões que resultam em 5kg cubados será cobrado pelos 5kg se a transportadora aplicar cubagem integral.
Mudança de Faixa de Peso
Tabelas de frete trabalham com faixas (0-200g, 200-300g, 300-400g). Um produto cadastrado com 180g que na verdade pesa 210g cubados sobe uma faixa inteira, aumentando o custo em R$ 2 a R$ 5 por envio.
Como Implementar Conciliação de Frete
Método Manual
Solicite o arquivo DOC COBBY (arquivo de cobrança) da transportadora junto com a fatura. Este documento contém todos os fretes cobrados no período e deve ser comparado linha por linha com sua tabela contratada.
Método Automatizado
Plataformas especializadas importam automaticamente o arquivo DOC COBBY e fazem a comparação em minutos. O processo que levaria horas manualmente é concluído instantaneamente, gerando relatórios de divergências.
Processo Obrigatório Antes do Pagamento
Implemente a regra: “Só pago fatura de frete depois de conciliada”. Esta simples mudança de processo garante que sua empresa nunca pague valores incorretos.
Impacto Financeiro da Não Conciliação
Para um e-commerce que faz 1.000 pedidos mensais, uma divergência média de R$ 1 por pedido representa R$ 12.000 de perda anual. Em operações maiores, com 5.000 pedidos mensais, o desperdício pode chegar a R$ 60.000 por ano.
Conclusão:
Conciliação de frete deve ser tratada como obrigação, não como opcional. O processo é simples, rápido quando automatizado, e protege a empresa de perdas financeiras significativas. Implementar esse controle desde o primeiro dia de operação evita surpresas e melhora a gestão de custos do e-commerce.
